Współczesne prowadzenie projektów IT wymaga bycia “na bieżąco”. Zespoły rozwijające produkty technologiczne działają w bardzo dynamicznym środowisku, w którym praktycznie każdego dnia może się pojawić zmiana, odwracająca cały projekt o 180 stopni. Odpowiedzią na tę kwestię jest Daily Scrum.

 

Czym jest Scrum, wyjaśniliśmy w osobnym pościea dzisiaj szczegółowo omówimy jego podstawę i fundament, czyli spotkania Daily Scrum. Są to codzienne, (najlepiej) poranne spotkania, których głównym celem jest zebranie w jednym miejscu i czasie (fizycznie bądź wirtualnie) całego zespołu projektowego w celu zaktualizowania statusu prac i udrożnienia przepływu informacji.

 

Każdy członek zespołu powinien odpowiedzieć na trzy proste pytania:

  1. Co zrobiłem wczoraj?
  2. Co planuje zrobić dzisiaj?
  3. Co może mi w tym przeszkodzić?

 

W efekcie, wszyscy będą świadomi tego nad czym pracują ich koledzy i koleżanki, oraz gdzie dzisiaj będą zmierzać. Wszyscy będą także świadomi problemów takie zespół napotyka i będą w stanie podsuwać sobie możliwe rozwiązania i pomagać. Ile to razy ktoś z Twojego zespołu miał problem, który mógłbyś/mogłabyś pomóc mu rozwiązać, ale nie miało to miejsca właśnie z powodu braku przepływu informacji? Właśnie to jest największa moc Daily.

 

Klucz do sukcesu

 

Najważniejszym elementem daily nie jest wbrew pozorom zebranie zespołu i zapewnienie by każdy opowiedział co się u niego dzieje. Kluczowe jest, by spotkanie miało 15 minut. Jest to timebox zasugerowany przez tworców Scrum. Dlaczego właśnie tyle?

 

Symboliczny kwadrans wymusza zwięzłość w wypowiedzi. Kiedy każdy wie ile ma czasu oraz ile zostało do końca, będzie starał się odpowiadać krótko i nie wchodzić zbyt w szczegóły. Dzięki temu słuchalne stają się wypowiedzi osób technicznych dla osób nietechnicznych a flow informacji pozostaje na “zdrowym” poziomie.

 

Jak dobrze poprowadzić Daily Scrum?

 

W teorii daily powinno być prowadzone przez Scrum Mastera. Nie wszystkie jednak projekty prowadzi się w Scrumie, a z naszych doświadczeń wynika, że charakter daily można określić jako ponad-metodykowy - znajdzie ono zastosowanie prawie zawsze. Wobec tego poniżej zestawiamy garść najważniejszych porad o tym, jak dobrze moderować spotkania Daily:

  • przeprowadź spotkanie rano (u nas jest to 9 rano) - wtedy kiedy wszyscy już będą w pracy, ale zanim zdążą się “wgryźć” w codzienny rytm i rozpocząć swoje zadania.
  • poinformuj z góry zespół, że powinniście spróbować się trzymać 15 minut.
  • poinformuj zespół ile czasu przypada na osobę (np. minuta).
  • uruchom zegar nastawiony na 15 minut. Niech każdy go widzi.
  • informuj daną osobę ile zostało jej czasu (np. "Marek, zostało Ci jeszcze 15 sekund).
  • informuj zespół ile zostało do końca co 5 minut + na minutę przed końcem.
  • stójcie. siedzenie jest często zbyt komfortowe, a jeżeli wszyscy będą stali, pojawi się większa motywacja do szybszego zakończenia spotkania.

 

Co prawdopodobnie pójdzie nie tak?

  • wypowiedzi osób się ze sobą zleją i dyskusja i tak się rozwinie - wtrąć się i powiedz, że to jest temat do którego możecie wrócić PO daily.
  • możesz napotkać niechęć zespołu - negatywny feedback jest częstą ripostą niedojrzałych zespołów. Wyłóż karty na stół - jeżeli będziemy codziennie się spotykać, nic nam nie umknie. A jeżeli będziemy przekraczać 15 minut, to każdy będzie się zbyt rozwodził nad swoimi sprawami, co nie będzie interesujące dla innych. Szanujmy swój czas i przynajmniej spróbujmy przeprowadzić Daily porządnie.

 

Dobra wiadomość - to nie musi wypalić od razu. Rozwój i poprawa leżą w naturze Daily. Nawet lepiej, jeżeli Twoje pierwsze Daily będzie trwało godzinę, pod warunkiem, że wyciągniesz z niego wnioski. Na dłuższą metę lepiej będziesz w stanie zauważyć jakie rozwiązania działają oraz o ile udało Wam się ulepszyć proces.