Odkąd zajmuję się zarządzaniem projektami czuję, że zamieszkałem w swojej skrzynce mailowej. Nie trzeba chyba tłumaczyć dlaczego jest to kluczowe narzędzie dla każdej profesji, która ma coś wspólnego z komunikacją oraz pracą w zespole. Nie każdy jednak jest świadom, że zarządzanie swoją skrzynką pocztową to coś więcej niż tylko wysyłanie oraz odbieranie e-maili.

 

Prawdopodobnie większość z nas zaczynała swoją przygodę z wiadomościami elektronicznymi od oprogramowania Microsfotu (Outlook), Apple (Mail) lub Mozilli (Thunderbird). Programy te już kiedyś były już wystarczająco zaawansowane do celów biznesowych oraz zainspirowały całą rzeszę naśladowców, którzy ulepszali i upiększali znane rozwiązania. Wszystkie te programy jednak nawiązują do tej samej idei - traktowania naszej skrzynki pocztowej jako “pojemnika” na wiadomości.

 

Konsekwencje? Przy bardzo dużym natężeniu otrzymywania maili łatwo “zakopać” się we własnej skrzynce oraz szybko odnaleźć poszukiwane informacje. Ciężko też priorytetyzować pracę, gdy widzimy listę długą na 20 pozycji, składającą się z nieprzeczytanych wiadomości. Pomysłów na rozwiązanie było wiele - folder, zdefiniowane reguły, kolorowe flagi, tagi. Najlepszym jednak rozwiązaniem, na jakie się natknąłem, była zmiana sposobu myślenia.

 

Mail = zadanie

Co oznacza w gruncie rzeczy otrzymanie maila? To pytanie zadali sobie twórcy Gmaila. Doszli do wniosku, że nowa wiadomość to nowe zadanie do wykonania, i tak też należy je traktować. Zadania z reguły zapisujemy w naszych kalendarzach/notatnikach (fizycznych lub elektronicznych) lub na listach “To-do”. Pytanie jednak, czy konieczne jest dokładanie kolejnej warstwy narzędzi do naszych metod zarządzania projektami i komunikacją?

 

Google uważa, że nie. Twórcy Gmaila w 2014 roku na rynek wypuścili Inbox, który od tego czasu jest efektywnie rozwijanym produktem. Inbox nie traktuje Twoich maili jako listy wiadomości, a dosłownie jako listę zadań. Zastosowano tu bardzo prosty trick, który w praktyce zmienia totalnie postrzeganie skrzynki pocztowej - opcję “Archiwizuj” zamieniono na “Gotowe”. Sprawia to, że nie trzymamy w głównej skrzynce wszystkich e-maili, a staramy się osiągnąć tak zwany stan “Inbox zero”, czyli pustą skrzynkę odbiorczą, poprzez dosłowne “wykonywanie” wiadomości-zadań. Proste, subtelne, efektywne.

 

Mój przyjaciel, Inbox

Zmiana podejścia do wiadomości to jednak nie wszystkie funkcje jakimi obdarzył nas Google. Inbox to skrzynka inteligentna, czyli taka, która uczy się wraz z nami. Im więcej dostajemy wiadomości tym lepiej Inbox je grupuje w tak zwane “pakiety” (ang. “bundle”). Pakiety grupują wiadomości tematycznie w mini-foldery, rozwijane z poziomu skrzynki odbiorczej. Dzięki temu zamiast otrzymywać codziennie rano 5 newsletterów handlowych, widzimy po prostu pakiet “Zakupy”. Możemy nawet zdefiniować kiedy dane pakiety mają się w ogóle pojawiać - od razu, raz dziennie, raz na tydzień.

 

Kolejnym dodatkiem, bez którego aktualnie nie wyobrażam sobie organizowania pracy są przypomnienia. Jest to tak naprawdę zaimportowanie idei list “To-do” do skrzynki mailowej - możemy ustawić przypomnienie na dany temat, na daną godzinę, danego dnia. W podobny sposób możemy “wyciszać” same maile za pomocą funkcji “snooze” - ten mail wydaje się ważny, lecz teraz nie mam na niego głowy? Wyciszę go i jutro otrzymam na nowo. Do tego dochodzi jeszcze natywna i perfekcyjna synchronizacja z dyskiem Google, Kalendarzem i Google Keep, narzędziem do notatek (przypomnienia i zadania możemy wyznaczać z tych wszystkich aplikacji, a pojawiają się w jednym strumieniu Inbox!).

 

Kanbanizują mi e-maila!

FLOW-e to kolejny przykład jak można wymyślić koło (skrzynkę mailową) na nowo. Twórcy wykorzystali jedną z najstarszych i najskuteczniejszych metod zarządzania pracą i czasem - Kanban, co po japońsku oznacza “spis widoczny”. Jest to metoda przedstawiania pracy w (najczęściej) trzech kolumnach - Do zrobienia, W trakcie, Gotowe. Wizualizacja “flow” pracy w ten sposób bardzo pozytywnie wpływa na naszą percepcję priorytetów i porządkuje nasze zadania. Dlaczego zatem nie wykorzystać tej idei w przypadku właśnie skrzynki e-mail?

 

Dodajmy do tego delegację zadań-maili, synchronizację z Kalendarzem Google, wizualizacje osi czasu z naniesionymi spotkaniami, umawianie spotkań na podstawie e-maili, dowolność w tworzeniu tablic, oznaczanie wiadomości jako “Gotowych”, coraz więcej rozszerzeń… FLOW-e już teraz jest potężnym narzędziem do organizacji, a to dopiero początek. Sam znalazłem tę aplikację na Product Hunt, gdzie zebrała sporo pozytywnych opinii.

 

Podsumowując, nie zamykajmy się nigdy na nowe rozwiązania. Przesiadka z jednego narzędzia na drugie zawsze jest niewygodna i kosztowna, jednak po przyzwyczajeniu się do tego co oferuje Inbox, FLOW-e czy inne aplikacje tego typu, jestem pewien, że każdy odkryje zupełnie nowe możliwości organizacji. Te aplikacje nie tylko wyglądają inaczej, ale oferują zupełnie nowy sposób myślenia o pracy i projektach, i choćby z uwagi na to, polecam ich spróbować.