Komunikacja w zarządzaniu projektem

Komunikacja w zarządzaniu projektem


Prowadzenie projektów, zwłaszcza informatycznych, wymaga pewnego zespołu cech, który musi posiadać  Project Manager, aby sprawnie przejść przez wszystkie jego etapy. Jedną z bardziej kluczowych ról odgrywają w tej kwestii umiejętności komunikacyjne i interpersonalne.

Z kim komunikuje się Project Manager?

Dlaczego komunikacja ma tak duże znaczenie w zarządzaniu projektami? Ponieważ Project Manager jest osobą, która posiada najwięcej informacji przekazanych jej z różnych stron. Przede wszystkim jest w stałym kontakcie z klientem. Musi poznać jego oczekiwania oraz wyobrażenia dotyczące finalnego efektu  i  na bieżąco relacjonuje postęp prac, a także otrzymuje informacje o ewentualnych zmianach. Z drugiej strony jest cały zespół, w naszym przypadku deweloperski, któremu należy przedstawić założenia projektu, omówić dokładnie jego specyfikacje i odpowiadać na pytania. Im więcej osób z zespołu pracuje nad projektem, tym bardziej komunikacja staje się istotna. Dodatkowo Project Manager musi relacjonować postęp prac swojemu przełożonemu, który również będzie chciał otrzymywać informacje na jakim etapie jest projekt.

Tym samym osoba, która zarządza projektem musi przede wszystkim nawiązywać dobre relacje z wszystkimi zaangażowanymi w niego osobami oraz posiadać umiejętność zadawania odpowiednich pytań oraz prowadzenia rozmów w taki sposób, aby otrzymać wszystkie potrzebne informacje w jak najkrótszym czasie, a następnie przełożenia tych informacji (często przekazanych w sposób bardzo techniczny) w sposób zrozumiały dla osoby, która tych informacji potrzebuje.

Komunikacyjna sieć

Trzeba jednak pamiętać, że komunikacja zawsze powinna być obustronna. Nawet najlepszy Project Manager nie będzie w stanie efektywnie prowadzić projektu bez zaangażowania ze strony całego zespołu. Każda należąca do zespołu osoba musi nauczyć się jak najlepiej przekazywać informacje Project Managerowi. W trakcie trwania projektu nasuwa się mnóstwo pytań czy wątpliwości, jak dany element powinien zostać wykonany. W takich przypadkach zawsze należy pytać, gdyż działanie na własną rękę, bez konsultacji może skończyć się koniecznością zrobienia dwa razy tej samej pracy i w efekcie utratą czasu. Dodatkowo sam zespół musi nauczyć się rozmawiać nie tylko z osobą, która zarządza projektem, ale i między sobą. Projekt jest całością i nie będzie działał poprawnie, jeżeli każda z osób go tworzących działa samodzielnie, nie patrząc na to, w jaki sposób działają pozostałe osoby. W efekcie takich rozmów między członkami zespołu często wywiązują się dyskusje i każdy może wnieść swój wkład w dalsze prace. Można porozmawiać o najlepszych i najszybszych rozwiązaniach. Mniej doświadczeni członkowie zespołu mogą uczyć się od tych bardziej doświadczonych, ale i ci pierwsi mogą pokazywać nowe rozwiązania, o których ci drudzy być może jeszcze nie słyszeli.

 

Komunikacja jest bardzo istotna w procesie tworzenia projektu i często to właśnie ona staje się najpoważniejszym problemem - gdy komunikacja nie przebiega sprawnie może to nawet finalnie doprowadzić do niepowodzenia projektu. Jeszcze niedawno zarządzano projektem, tak jak zarządzono każdym innym działem w firmie, jednak klasyczne metody okazują  się nieskuteczne przy złożoności i częstym skomplikowaniu technicznym projektów. Z tego właśnie powodu zaczęto tworzyć różne nowe rozwiązania, obecnie popularne są metodyki takie jak Prince2 czy SCRUM. Mają one na celu usprawnienie komunikacji pomiędzy osobami zaangażowanymi w projekt i doprowadzenie go do pozytywnego zakończenia. Metodyki te są jeszcze rozwijane, jednak nie będą skuteczne jeżeli wszystkie osoby w niej uczestniczące nie zaangażują się w ich poprawny przebieg. Dlatego też dobierając członków zespołu oraz Project Managera, należy sprawdzić czy posiadają oni niezbędne umiejętności komunikacyjno-interpersonalne potrzebne do efektywnego przebiegu projektu.

U nas w zespole na szczęście z komunikacją nie ma najmniejszego problemu! 😉

Project Manager, zajmuje się zarówno większymi aplikacjami, jak i mniejszymi stronami internetowymi. Lubi, gdy wszystko dopracowane jest w każdym szczególe. W wolnym czasie rysuje, czyta i zastanawia się, jak robić sto rzeczy na raz i nie zwariować.

Brak powiązanych postów

KOMENTARZE

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Twój adres email nie zostanie opublikowany.