Efektywna organizacja czasu pracy

Efektywna organizacja czasu pracy


Standardowo każdy z nas spędza w pracy czterdzieści godzin tygodniowo, osiem godzin dziennie. Ale jaka jest nasza wydajność podczas tych ośmiu godzin? Jak dobrze potrafimy je rozplanować?

Często słyszę opinie, że gdybyśmy skupili się na swoich zadaniach i nie rozpraszali podczas ich wykonywania, nasza praca byłaby dużo bardziej efektywna i bylibyśmy w stanie wykonać nasze obowiązki w zdecydowanie krótszym czasie. Niby czujemy, że to prawda, jednak gdy ktoś nam mówi, że powinniśmy lepiej organizować swoją pracę, czujemy powiew korporacyjnych zasad, które powtarza się niczym mantrę, i chociaż może założenie jest dobre, to wszystko w nas skutecznie się sprzeciwia przyjęciu tych zasad jako swoje.

A może jednak tym razem powinniśmy odrzucić naszą niechęć i spróbować wcielić w życie chociaż kilka pomysłów na lepszą organizację czasu pracy? W końcu ma nam pomóc w zarządzaniu tymi godzinami, które mamy i ustrzec nas przed możliwymi nadgodzinami. Poniżej przedstawiam pięć propozycji na bardziej efektywną pracę:

  1. Zapisuj wszystko – nie bój się notatników i kalendarzy. Ktoś przychodzi do Ciebie z zadaniem? Zapisz je sobie dokładnie. Unikniesz później konieczności zadawania pytań, gdy zapomnisz szczegółów. Albo tłumaczenia się, gdy zapomnisz zrobić samego zadania.
  2. Przewiduj - sporo czasu możesz zaoszczędzić przewidując, co może być jeszcze potrzebne przy danym projekcie, o co warto dopytać, zwłaszcza jeżeli mamy wątpliwości. Nie wykonujmy zadań z automatu – najpierw przemyślmy co będzie nam potrzebne do jego wykonania i czy mamy wszystkie informacje – jeżeli nie, upewnijmy się, że nie wykonamy pracy, którą i tak trzeba będzie poprawić.
  3. Sprawdzaj – kiedy już wykonasz swoją pracę, sprawdź dokładnie czy to co zrobiłeś jest zgodne z założeniami i czy jest wykonane poprawnie. Jeżeli tego nie zrobisz, jest duże prawdopodobieństwo, że projekt wróci do Ciebie jeszcze tego samego dnia.
  4. Ustal priorytety – to chyba najważniejszy punkt i jednocześnie najbardziej trudny do realizacji. Zwłaszcza dla osób, które na koniec dnia lubią mieć wszystko zrobione i nie znoszą mieć maila na skrzynce pocztowej, na którego nie odpowiedzieli. Jednak aby efektywnie zarządzać czasem, trzeba czasem pogodzić się z faktem, że przy większej ilości zadań, nie jesteśmy w stanie wykonać ich wszystkich. Więc kiedy czujesz, że danego dnia masz sporo pracy, a za dwa dni już będzie jej mniej, ustal priorytety. Sprawdź co musisz zrobić dzisiaj, a co możesz odłożyć na jutro. Jeżeli będziesz chciał zrobić wszystko, może wyjść tak, że nie zrobisz poprawnie niczego.
  5. Po prostu skup się – no tak, łatwo jest mówić. Jednak gdy masz ważne zadanie do wykonania, spróbuj się wyłączyć i skoncentrować wyłącznie na tym zadaniu. Jeżeli musisz, uprzedź innych pracowników, że chcesz poświęcić teraz najbliższe kilka godzin na dany projekt i że nie chciałbyś, aby Ci przeszkadzano. Jeżeli skupisz się w określonym przedziale czasu i poświęcisz je tylko na konkretne zadanie, wykonasz je zdecydowanie szybciej niż gdybyś robił je cały dzień, ale przerywając na inne, mniej istotne sprawy.

Przedstawione propozycje są tylko przykładami na poprawienie organizacji czasu pracy. I tylko od Ciebie zależy, czy spróbujesz wprowadzić  w życie chociaż jeden z nich. Jednak gdy masz problem z wychodzeniem z pracy o czasie – zastanów się, czy nie warto spróbować, chociażby po to, by zyskać te pół godziny dziennie. W końcu dokładnie tyle możesz wykorzystać później na drzemkę 😉

Project Manager, zajmuje się zarówno większymi aplikacjami, jak i mniejszymi stronami internetowymi. Lubi, gdy wszystko dopracowane jest w każdym szczególe. W wolnym czasie rysuje, czyta i zastanawia się, jak robić sto rzeczy na raz i nie zwariować.

Brak powiązanych postów

KOMENTARZE

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Twój adres email nie zostanie opublikowany.